1. 准备申请资料：研究生需准备好调档申请表、个人身份证明及学历证明等相关文件。

2. 联系原校档案馆：研究生应与原校档案馆取得联系，了解具体调档程序和要求，并递交相应的申请材料。

3. 原校档案馆审查：原校档案馆将对研究生提供的申请资料进行核实，确认其身份和学历的真实有效性。

4. 发放调档函：经过原校档案馆审批后，会向研究生发放调档函。

5. 递交至目标学校档案馆：研究生须将调档函送交目标学校档案馆并完成登记手续。

6. 目标学校档案馆审核：目标学校档案馆将对研究生的调档申请进行核查，再次验证其身份和学历的真实性。

7. 档案转递：经审核无误后，原校档案馆将研究生的档案移交至目标学校档案馆。

8. 接收档案：当目标学校档案馆收到研究生的档案后，会对其进行登记并妥善归档。

总的来说，研究生办理调档函提取档案的过程必须遵循一定的步骤，并注意各项细节和时间节点，以保证调档工作的顺利开展。

大多数高校通常会在五月底至六月初或整个六月期间发放研究生录取通知书。在此期间，多数院校会寄出录取通知书；也有一些高校选择在七月初统一发送，通常是寄往考生的户籍地。由于邮政快递的安全可靠以及官方认可度高，它成为了各大高校递送录取通知书的首选渠道，这不仅方便而且十分稳妥。